Microsoft 365 lijkt voor velen een veilige en betrouwbare optie. Zodra al je gegevens in de cloud staan, denken velen dat een back-up niet meer nodig is. Niets is echter minder waar. Het is namelijk van groot belang dat je je gegevens blijft beschermen. Want al je gegevens zijn jouw verantwoordelijkheid.
Microsoft en je gegevens
Microsoft is een wereldwijd bekend bedrijf dat een breed scala aan producten en diensten aanbiedt. Een van de meest populaire productiviteitsapps van Microsoft is Office 365, die wordt gebruikt door veel bedrijven en particulieren over de hele wereld.
Het biedt talloze voordelen, zoals eenvoudige toegang tot documenten vanaf elk apparaat en verbeterde samenwerking tussen collega’s. Het is echter belangrijk om te beseffen dat Microsoft zich in de eerste plaats richt op het beheer van de Office 365-infrastructuur en niet verantwoordelijk is voor de bescherming van je gegevens.
Hoewel Microsoft er alles aan doet om de gegevens van hun klanten veilig te houden, is het de verantwoordelijkheid van de gebruiker om ervoor te zorgen dat hun gegevens beschermd zijn. Microsoft zorgt er bijvoorbeeld voor dat de data geografisch redundant wordt opgeslagen, wat betekent dat er een kopie van de gegevens is in een tweede datacenter op een afzonderlijke locatie.
Op deze manier wordt de continuïteit verzekerd als er een storing optreedt op de eerste locatie. Daarnaast biedt Microsoft ook een korte termijn bescherming tegen gebruikers- en beheerdersfouten door middel van een extra prullenbak. Verwijderde gegevens kunnen hierdoor 30 dagen worden bewaard en kunnen zo worden teruggehaald als dat nodig is.
Het belang van een back-up
Het is belangrijk om te beseffen dat de beveiligingsmaatregelen van Microsoft niet garanderen dat je gegevens volledig beschermd zijn. Bedrijven hebben vaak de misvatting dat Microsoft voor een volwaardige back-up van hun gegevens zorgt, maar dat is niet het geval.
Bijvoorbeeld, als een bestand per ongeluk wordt verwijderd of als er sprake is van een kwaadwillige aanval op je gegevens, biedt Microsoft geen bescherming. Als je gegevens geïnfecteerd raken op je eigen toestel, kan dat ook de kopie in de Microsoft-datacenters beïnvloeden.
Het is dus erg belangrijk dat je zelf je gegevens beschermt tegen mogelijk verlies. Wanneer je geen back-up voorziet van je gegevens, bestaat de kans dat ze per ongeluk verwijderd worden of dat ze door een externe partij aangetast worden.
Wat kan er allemaal misgaan wanneer je geen back-up hebt van je gegevens?
Hoewel veel mensen denken dat al hun gegevens veilig zijn in de cloud, is dit niet altijd het geval. Er zijn namelijk diverse mogelijkheden waardoor je bestanden kunt verliezen. Hieronder beschrijven we enkele van de meest voorkomende oorzaken van dataverlies.
Verwijderen van je gegevens
Als je werkt met Microsoft, dan slaan ze je gegevens op in twee verschillende datacenters. Hoewel dit kan lijken als een extra veiligheidsmaatregel, is dit niet het geval. Wanneer je een bestand verwijdert, verdwijnt dit namelijk op beide locaties.
Je hebt wel de prullenbak, die je bestanden tot 30 dagen na verwijdering bewaart. Voor elk bestand heb je ook de versiegeschiedenis, wat tijdelijk soelaas kan bieden, maar dit is slechts tijdelijk. Eenmaal de periode verstreken is, zijn je gegevens echt weg.
Opslagbeperkingen
Binnen Microsoft 365 zijn er verschillende beleidsregels voor het bewaren van data. Het bewaren van deze gegevens is ook gebonden aan een vaste termijn, meestal 90 dagen. Je bent dus deels beschermd tegen dataverlies in de eerste 90 dagen, als je deze gegevens nodig hebt.
Heb je na deze 90 dagen nog steeds de gegevens nodig, maar heb je geen back-up? Dan zijn de gegevens helaas volledig verdwenen.
Externe bedreigingen zoals hackers, malware en virussen
Het is tegenwoordig een probleem waar we niet meer omheen kunnen. Er zijn veel hackers die steeds proberen persoonlijke gegevens te stelen. Hoewel veel wordt gefilterd door moderne technologieën en spamfilters, blijft er toch steeds een dreiging van buitenaf.
Ook malware en virussen kunnen ernstige schade toebrengen. Dit kan bijvoorbeeld zorgen voor een groot gegevenslek, wat schadelijk kan zijn voor je klanten, je bedrijf en je reputatie. Ze kunnen vaak ongemerkt binnenkomen via een e-mail of een geïnfecteerd bestand. Wanneer je geen back-ups maakt van al je gegevens, is het dan ook erg moeilijk om de klok terug te draaien.
Je volledige Microsoft-cloud
Met de totaaloplossing van Microsoft 365 staan alle gegevens met elkaar in verbinding. Je kunt gemakkelijk gegevens delen via Teams, SharePoint of OneDrive. Deze unieke online verbindingen maken het leven erg makkelijk in dit digitaal tijdperk. Vooral voor bedrijven en werknemers die thuis werken zijn dit krachtige tools die de efficiëntie kunnen verhogen.
Daarom is het belangrijk om een complete back-up te voorzien van de volledige cloud om de veiligheid van je gegevens te beschermen. Het biedt een veilige omgeving voor zowel zakelijke als particuliere gebruikers van de Office 365-diensten.
Vermijd gegevensverlies
Zoals je kunt zien, zijn er heel wat risico’s voor gegevensverlies wanneer je vertrouwt op een cloud. Hoewel je het idee hebt dat je gegevens bewaard worden, is er nog steeds de mogelijkheid dat deze verloren gaan door verschillende oorzaken zoals een ongeluk, nalatigheid of een aanval.
Er werd in een onderzoek naar gegevensbescherming een enquête uitgestuurd naar meer dan 1000 IT-professionals. Er werd gevraagd of ze al met dataverlies te maken hebben gehad en welk type. Uit het onderzoek bleek dat 37% van alle professionals met gegevensverlies te maken heeft gehad. Hierbij kwamen onopzettelijke verwijderingen en gebruikersfouten naar voren, maar ook veiligheidsrisico’s waren een reden tot gegevensverlies.
Wanneer je gevoelige gegevens opslaat in je cloud, is het dus van groot belang dat je je data beveiligt. Met een back-up van de Microsoft 365-gegevens ben je steeds veilig en voorbereid op mogelijke verlies van gegevens.
Kies voor het Office 365 back-up pakket van Xenius
Ben je op zoek naar een Office 365 back-up pakket om je gegevens te beveiligen? Kies dan voor de back-up oplossingen van Xenius om je bestanden te beschermen tegen ongelukjes, verwijderingen en risico’s van buitenaf.
Met onze back-up pakketten sla je je gegevens op, onafhankelijk van de Microsoft-datacenters. Al je gegevens worden opgeslagen op een veilige plek in onze Belgische datacenters. Zo ben je zeker dat al je data veilig en beschikbaar is op elk moment.